ERP (Enterprise Resource Planning)
A. PENGERTIAN
ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan.
Adapun
beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ERP ini antara lai:
- ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
- ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
- ERP tidak hanya memadukan data dan sumber daya, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
- ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang harus kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?
- ERP dapat membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.
B. MANFAAT IMPLEMENTASI ERP
Konsep ERP pada awalnya masih menggunakan istilah Material Requirement Planning, kemudian berkembang menjadi Manufacturing Resource Planning, dan terakhir berkembang lagi menjadi Computer Integrated Manufacturing. Setelah itu sistem ini terus berkembang dengan adanya tambahan fungsi-fungsi baru seperti akunting, sumber daya manusia, dan sebagainya. Pada era ERP modern, sistem ini sangat membantu perusahaan mengatasi kompleksitas dalam dunia bisnis global.
Bagaimana ERP dapat membantu sebuah bisnis :
1. Mempermudah pengendalian proses bisnis
Sistem ERP akan menyajikan beragam data dari unit bisnis yang berbeda-beda secara sistematis, komprehensif, real-time, dan mudah dalam aksesnya. Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam melakukan pemantauan dan pengendalian atas proses bisnis mereka. Disamping itu, sistem ERP juga akan memberikan wawasan yang luas kepada seorang decision-maker sehingga dapat melakukan berbagai prediksi dan pengambilan keputusan yang akurat.2. Menyederhanakan proses bisnis
ERP membantu sebuah perusahaan merampingkan proses bisnis mereka. Hal ini akan memastikan alur kerja dapat berjalan secara halus dan komunikasi antar departemen menjadi lebih baik. Fungsi otomatisasi dalam sistem ERP menjamin aliran informasi tersampaikan dengan jelas dan bebas dari kesalahan, sehingga proses bisnis menjadi lebih sederhana dan responsif. Best-practise yang terorganisir dalam sistem ini dapat memberikan dukungan operasional yang lebih baik dan kustomisasi yang lebih mudah.
3. Meningkatkan efisiensi karyawan
Sistem ERP akan menyalurkan kepada karyawan informasi-informasi akurat yang dibutuhkan langsung kepada mereka. Sehingga karyawan tidak perlu lagi membuang-buang waktu untuk mencari-cari informasi sendiri. Mereka dapat fokus pada tugas utama sehingga kualitas dan produktifitas kerja akan meningkat. Meningkatnya kemampuan dalam pengambilan keputusan dan kemudahan untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan akan meningkatkan kreatifitas karyawan dan memperbaiki pola kerja mereka.
4. Ekosistem perusahaan yang terintegrasi
Sebuah perusahaan dapat berjalan dengan padu apabila kinerja seluruh stakeholder dapat diselaraskan antara satu dengan yang lain sesuai kebutuhan masing-masing demi mencapai tujuan yang sama. Sistem ERP dapat menyatukan semua unit dalam ekosistem perusahaan : mitra bisnis, fungsi-fungsi pendukung, vendor dan pelanggan. Dan kemampuan yang baik dalam menselaraskan beragam unit-unit dalam ekosistem tersebut dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
5. Siap menghadapi masa depan
Sistem ERP menjadikan perusahaan yang sedang berkembang memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan-kebutuhan di masa depan. Integrasi, kinerja, dan alur informasi yang berjalan dengan lebih baik dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melakukan perencanaan dan pengendalian sehingga mereka siap menghadapi tantangan di masa yang akan datang.
C. CLOUD ERP
Teknologi software ERP kini telah berkembang. Solusi bisnis ini semakin terjangkau dan semakin mudah dalam proses implementasinya seiring dengan kehadiran teknologi ‘cloud computing’. Perusahaan dari berbagai industri kini berbondong-bondong mengalihkan sistem ERP lama mereka kepada penggunaan teknologi ERP cloud.
Namun hal yang perlu diperhatikan, sekedar melakukan instalasi software ERP saja tidak secara otomatis akan membuat bisnis menjadi lebih baik. Implementasi ERP juga memiliki resiko di dalamnya dan membutuhkan investasi yang tidak sedikit. Sistem ERP dapat meningkatkan potensi dan membantu kinerja perusahaan menjadi lebih baik hanya ketika ada restrukturisasi yang sesuai dengan karakteristik perusahaan. Ini berarti perusahaan perlu meninggalkan sistem yang lama, mengubah struktur operasional, dan mengelola perubahan. Manajemen proyek yang baik adalah kunci sukses dalam mengimplementasi ERP. Begitu hal ini telah dilaksanakan, ERP benar-benar akan dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
D. MANFAAT DAN PENERAPAN ERP UNTUK PERUSAHAAN ANDA
Kebanyakan orang, mungkin juga Anda salah satunya, melihat solusi perencanaan sumber daya perusahaan atau biasa dikenal dengan istilah ERP (Enterprise Resource Planning) hanya diperlukan oleh perusahaan manufaktur besar. Bisnis atau usaha yang memproduksi barang-barang yang nantinya akan dijual di pasaran memerlukan pelacakan informasi dalam jumlah besar secara memadai.Para pengambil keputusan perlu memantau segala aktivitas untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar dan efisien. Selain itu supply chain dan informasi ketersediaan barang perlu dilacak dengan hati-hati untuk memastikan produksi tidak akan terganggu akibat adanya kekurangan komponen manufaktur yang diperlukan. Terakhir, bagian di dalam organisasi yang dapat diperbaiki untuk memaksimalkan pendapatan juga perlu untuk diawasi dengan ketat. Semua ini adalah alasan untuk para perusahaan besar untuk menerapkan solusi perangkat lunak ERP.
Namun, ada cara-cara yang dapat dilakukan oleh organisasi kecil dan menengah untuk bisa mendapatkan keuntungan dari penerapan sistem ERP. Masih sesuatu hal yang tidak biasa bagi perusahaan kecil dan menengah untuk mengintegrasikan platform ERP yang dirancang untuk perusahaan yang lebih besar ke dalam organisasi mereka. Biasanya, apa yang perusahaan-perusahaan ini akan lakukan adalah meminta kepada vendor untuk dibuatkan aplikasi dengan versi yang lebih sederhana dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka.
Terlepas dari ukuran perusahaan, berikut adalah penerapan yang harus selalu diikuti selama implementasi ERP:
- Hanya instal apa yang dibutuhkan: dengan segudang manfaat yang berasal dari instalasi perangkat lunak ERP, terkadang Anda akan ikut tergoda untuk menginstal komponen-komponen yang sebenernya tidak terlalu diperlukan. Saya sarankan Anda untuk melakukan analisa mendalam mengenai perusahaan terlebih dahulu dan menginstal modul-modul yang dapat membantu Anda untuk memperbaiki area-area yang bermasalah.
- Prioritaskan Kegunaan: Setiap ada sistem baru diterapkan, akan membutuhkan waktu bagi mereka yang terlibat setiap harinya untuk terbiasa berada di dalam sistem tersebut. Kembali saya sarankan Anda untuk memilih vendor yang memiliki platform yang dapat memudahkan pengguna untuk bernavigasi. Hal tersebut dapat membuat proses transisi menjadi lebih lancar.
- ERP bukan hanya tentang IT: departemen IT di setiap organisasi akan selalu terlibat erat selama pelaksanaan ERP. Namun, karena sistem akan berdampak pada seluruh organisasi, diperlukan bagian lain untuk dilibatkan ke dalam proyek tersebut. Siapa saja di dalam perusahaan yang terlibat dalam pemilihan platform atau seseorang yang akan menggunakan sistem tersebut harus saling bekerja sama untuk memastikan penginstalan berjalan lancar.
Jika Anda belum menerapkan sistem ERP di perusahaan Anda, saat ini adalah saat yang tepat bagi Anda untuk dapat meningkatkan performa sekaligus nilai kompetitif bisnis Anda di tahun 2015 yang akan datang beberapa saat lagi
E. CONTOH PENGAPLIKASIAN ERP PADAPERUSAHAAN
ERP Implementation in PT Indofood
PT Indofood adalah perusahan pemroduksi mie instan terbesar di dunia, dengan 14 pabrik termsuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga beroperasi di Cina dan Nigeria ini menjual lebih dari 8 miliar paket mie instan tiap tahunnya. Disamping mie instan, PT Indofood juga mengembangkan variasi produk ke ranah snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi, maupun soft drink.Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar ke depannya menyebabkan Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Sebagai contoh kecil, tiap divisi harus menyesuaikan production plans mereka sehingga ketersediaan segala jenis bumbu untuk kebutuhan segala varian mie instan dapat terpenuhi. Sedangkan pada waktu yang sama, kondisi inventory di gudang harus tetap dijaga seminimal mungkin. Untuk itu sangat diperlukan aplikasi ERP untuk mengatur kondisi-kondisi tersebut secara terintegrasi hingga ditunjuklah SAP Service sebagai implementor ERP.
ERP Implementation Significancy in PT Indofood
PT Indofood merasakan perubahan positif yang dramatis sebagai mana kutipan berikut:"We dramatically improved the runtime of our critical business processes from 1,093 seconds to 555 seconds. . . . This resulted in a 51% improvement in transaction execution times, which we appreciated a lot."(Edy Wu, IT Manager, ERP Applications, PT Indofood Sukses Makmur Tbk)Beberapa perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi yang dijabarkan di atas adalah:
- Meningkat drastisnya ketepatan antara supply dengan demand konsumen pada tiap area distribusi
- Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi.
- Meningkatkan efisiensi biaya
- Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu.
Sumber :
- http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_956/title_erp-enterprise-resource-planning/
- http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12220/ENTERPRISE+RESOURCE+PLANNING+(ERP).pd
- http://www.getilo.com/manfaat-dan-penerapan-erp-untuk-perusahaan-anda/
- http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12220/ENTERPRISE+RESOURCE+PLANNING+(ERP).pd
- http://www.sap.com/india/index.epx#/india/asset/index.epx?id=6f46d965-cb11-4320-aac1-c76ca7e8efbc&name=PT-Indofood-Sukses-Makmur
- http://petaqilan.blogspot.co.id/2012/05/penerapan-erp-pada-pt-indofood.html
- http://8thinktank.co.id/erp-software/apa-itu-erp-software/
-
http://www.kompasiana.com/erpindonesia/manfaat-apa-yang-dapat-erp-berikan-untuk-bisnis_54f9054ca3331110678b4735.
